Regulamin digitalizacji ewidencjonowania operacji gospodarczych.
- Biuro księgowe Ap income Sp. z o.o lub Ap income S.C. na podstawie zawartej umowy ze Zleceniodawcą, świadczy usługi księgowe w oparciu o systemy księgowe ERP firmy Asseco Wapro Sp. z o.o. oraz Sage Sp. z o.o.
- W ramach użytkowania w/w systemów możliwa jest współpraca pomiędzy poszczególnymi modułami tych systemów jak też aplikacjami zewnętrznymi oferowanymi przez inne podmioty, czyli tzw. digitalizacja ewidencjonowania operacji gospodarczych udokumentowanych fakturami oraz innymi dokumentami.
- Strony umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych będą dążyć do digitalizacji w/w procesu w taki sposób aby proces ten został wdrożony nie później niż w terminie trzech miesięcy od podpisania przedmiotowej umowy.
- Do procesu digitalizacji operacji gospodarczych może przystąpić Zleceniodawca, który generuje co najmniej 20 faktur sprzedaży i jest czynnym podatnikiem VAT
- Zakres digitalizacji ewidencjonowania operacji gospodarczych obejmuje:
- wprowadzanie do systemu księgowego faktur sprzedaży,
- wprowadzanie do systemu księgowego faktur zakupu,
- wprowadzanie do systemu księgowego raportów kasowych,
- wprowadzanie do systemu księgowego dokumentów magazynowych,
- wprowadzanie do systemu księgowego wyciągów bankowych w formacie MT940,
- Proces digitalizacji ewidencjonowania operacji gospodarczych wymaga zaangażowania w ten proces obydwóch stron umowy.
- Do obowiązku Zleceniodawcy (Klienta biura) należy:
- generowanie wszystkich dokumentów handlowych i magazynowych z modułów w/w programów i przekazywanie ich w formie plików eksportowych z tych modułów do biura Ap income,
- przekazywania odpowiednich rejestrów w formie plików JPK do MF, jeśli przepisy ustaw zobowiązują Zleceniodawcę do składania takich raportów na żądanie MF,
- generowanie dokumentów księgowych z innych programów do plików *pdf, *csv, *txt i innych (faktur sprzedaży, faktur zakupu) lub skanowanie tych dokumentów do pliku *.pdf oraz przekazywanie ich do aplikacji Saldeo smart za pośrednictwem bezpiecznego pulpitu transferowego Saldeo pulpit firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. z siedzibą ul. Conrada 51; 31-357 Kraków (Polska), przy czym liczba tak wygenerowanych dokumentów nie może być mniejsza niż 80% dokumentów oryginalnych (papierowych) przekazanych w danym okresie do biura,
- przekazywanie wyciągów bankowych (pełna księgowość) w formie pliku tekstowego MT940 generowanego przez bank Zleceniodawcy.
- Do obowiązku Zleceniobiorcy (Biura Ap income) należy:
- zaimportowanie otrzymanych plików do modułu księgowego,
- sprawdzenie zaimportowanych dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym,
- porównanie zawartości zaimportowanych dokumentów z dokumentami oryginalnymi,
- skorygowanie ewentualnych rozbieżności,
- sporządzenie archiwum zaimportowanych dokumentów,
- zaksięgowanie dokumentów, które nie znalazły się w plikach przekazanych do biura,
- generowanie i wysyłanie stosownych rejestrów w formie plików JPK do M.F.
- zagwarantowanie bezpieczeństwa danych zawartych w plikach przekazywanych przez Zleceniodawcę.
- W związku z wdrożeniem procesu digitalizacji przez strony umowy, Zleceniodawcy przysługuje rabat wys. 10% w całym okresie współpracy niezależnie od innych upustów i rabatów udzielonych Zleceniodawcy przez biuro Ap income.
- Podstawą obliczenia rabatu jest kwota netto wynikająca z aktualnego cennika usług księgowych biura Ap income.
- Rabat będzie udzielony od pierwszego miesiąca współpracy w którym zostanie zastosowana pełna digitalizacja ewidencjonowania operacji gospodarczych.
- Biuro Ap income zastrzega sobie prawo do modyfikacji procesu digitalizacji na każdym jego etapie.
- Regulamin niniejszy będzie obowiązywał od dnia jego podpisania przez strony umowy.